La semana pasada hablábamos de la importancia de la newsletter interna como herramienta para crear marca desde dentro de nuestra propia empresa u organización, y apuntábamos los objetivos y posibilidades de estructura y contenidos. Hoy queremos completar este tema con una serie de tips o consejos a la hora de diseñar, segmentar y enviar vuestra newsletter interna que os ayudarán a optimizar su alcance.

1. La newsletter interna, como casi todo, mejor corta y sencilla

Es muy importante elegir una extensión apropiada para la pieza. Piensa que los empleados ya son bombardeados con una gran cantidad de emails diarios. La newsletter debe ser lo suficientemente larga para aportar información necesaria, pero lo suficientemente breve para que los empleados la lean durante una pausa breve o la comida, por ejemplo. También es importante utilizar un estilo de redacción claro y sencillo.

2. Jerarquización de la información

A la hora de organizar el contenido, te proponemos los siguientes consejos:

• Es útil seguir un formato de pirámide invertida: lo más importante en la parte inicial y lo menos al final.
• Utilizar los titulares para facilitar el escaneo del contenido a lo largo de la newsletter. Así, cuando el lector no tiene tiempo de acabar de leer el email, recibe la máxima cantidad posible de información.
• Incluir una sinopsis que dé una idea rápida de lo que es el contenido (menos de 25 palabras), e insertar un enlace para leer más. Es importante evitar que esas sinopsis sea un copiar-pegar del primer párrafo del artículo y sea descriptivo.
• Los párrafos no deben ser de más de 25-35 palabras.
• Usar subtítulos descriptivos dentro del texto.
• Utilizar negritas para atraer la mirada sobre palabras importantes

3. Hacer el contenido lo más visual posible

Incluir elementos visuales en contenidos muy corporativos y sobrios ayuda a la comprensión de los mismos y a que no se produzca el tan temido abandono de la lectura. Respecto a aspectos visuales, también sería ideal evitar las fotos de stock (qué gran batalla la de las fotos, otro día lo retomaremos en otro post!) y utilizar fotos reales, especialmente si se trata de empleados de la casa. Y sin duda no olvidar las infografías, son muy útiles para ayudar a entender y asimilar procesos complejos o datos. Muchas empresas utilizan esta herramienta para ilustrar los resultados de encuestas anuales o informes financieros.

4. No olvidar de los dispositivos móviles

Muchos de los trabajadores de la empresa no leen el mail corporativo desde un ordenador de sobremesa, lo hacen en movilidad, en una tablet o un smartphone mientras se desplazan realizando sus tareas o trabajan fuera de la oficina. Es importante optimizar la newsletter para estos dispositivos con criterios responsive y que su visualización sea óptima. También ayuda usar bulletpoints y listas numeradas en el contenido para ayudar a clarificar los puntos principales y hacer la información fácil y rápidamente consumible.

5. Ser sincero

En caso de crisis, permanecer en silencio y dejar lugar a las especulaciones sólo empeorará el escenario. La newsletter interna puede convertirse en una magnífica herramienta de información y cohesión en situaciones que requieran un esfuerzo adicional a la plantilla. Aunque nunca debe suplantar el contacto personal, puede ayudarnos a explicar la coyuntura de forma realista pero positiva, detallando las medidas que se van a tomar para solventarla, y cuáles van a ser las consecuencias. Cuando se habla honesta y abiertamente, y hay un plan de contingencia previsto y analizado, el personal suele reaccionar positivamente y es más fácil aunar voluntades, hacer equipo, y remar en la misma dirección.

6. Ser consistente

La newsletter es un elemento de comunicación interna que debe reflejar los valores de la empresa y también su identidad visual y verbal. Es fundamental apostar por un diseño que siga la línea gráfica de identidad corporativa y redactar los contenidos en coherencia con la identidad verbal de la marca, lo que se conoce como Brand Voice.

7. Segmentar y personalizar los envíos

Especialmente en el caso de empresas grandes o multinacionales, la newsletter tendrá mucho más éxito si personalizamos el contenido atendiendo a diferentes segmentaciones realizadas sobre la base de datos de empleados. Así cada uno podrá recibir los contenidos que verdaderamente le interesan,eliminando la sobrecarga de información. He aquí algunas ideas para segmentar los envíos de newsletters internas:

• Info global y noticias regionales: Cada empleado recibirá noticias generales de la empresa, junto con algunas noticias locales correspondientes a la ubicación de su unidad de negocio.
• Por departamentos: Personalizar los envíos con un mensaje de apertura de su jefe directo, responsable de bienvenida o editorial o departamento, aumenta el valor del contenido y el interés del receptor.
• Idioma: Dirigirse a los empleados en su lengua materna es una poderosa manera de acercamiento y de ayudar a que el mensaje sea efectivo.
• Horario: Organizar los envíos para que siempre lleguen en horario laborable, sea cual sea la ubicación y franja horaria del receptor, facilitará que este email se abra y se lea.

8. Testeo

Como en cualquier otra acción, los tests A/B son una fórmula útil para determinar ajustes que pueden mejorar los resultados de un proyecto o campaña y que también es válida para las newsletters corporativas.

9. Medición de resultados

Definir los KPI’s de seguimiento es vital para para tener una orientación de cuál es el tipo de contenido que mejor funciona y demostrar el valor del proyecto a nivel interno. Estos son algunos de los KPIs básicos a considerar tanto a nivel global de la empresa, como a nivel regional y de departamento o área en caso de empresas más grandes, aunque será preciso definirlos correctamente en base a los objetivos que queramos lograr:

• Tasas de apertura
• Clics
• Popularidad del contenido (lo más leído, lo menos leído)
• Número de artículos de la gente lee
• Dispositivos utilizados para leer la newsletter

Además de las estadísticas y KPI’s definidos, no está de más plantearse una breve encuesta entre los empleados para recibir feedback.

Las newsletters internas pueden ser unas poderosas aliadas para informar a los empleados de tu empresa, cohesionar el equipo y crear cultura corporativa. Requieren un esfuerzo extra de coordinación del equipo de comunicación con todos los estamentos de la casa, pero los resultados contribuyen a crear un ambiente de trabajo agradable, generar sensación de pertenencia, compromiso e implicación de forma bidireccional.

La primera consecuencia es que esto mejora sensiblemente la productividad y los resultados en los balances. Sin embargo la más importante, a mi modo de ver, es ser consciente y generar consciencia que que sin equipo no hay nada, y que las personas cuentan. Eso no figura en ningún balance pero es una de las claves del éxito de cualquier proyecto empresarial.